Personvernerklæring for Spillavhengighet Norge

1. Innledning

Denne personvernerklæringen beskriver hvordan Spillavhengighet Norge samler inn, bruker, lagrer og beskytter personopplysninger.

Med personopplysninger menes enhver opplysning som direkte eller indirekte kan knyttes til en identifiserbar enkeltperson. Vi behandler personopplysninger både elektronisk og på papir. Behandlingen skjer i tråd med gjeldende personvernlovgivning, herunder personopplysningsloven og EUs personvernforordning (GDPR).

Erklæringen gjelder all behandling av personopplysninger i Spillavhengighet Norge, inkludert tjenester som hjelpetelefon, chat, selvhjelpsgrupper, kurs, nettsider og tilknyttede digitale løsninger.

2. Behandlingsansvarlig og kontaktinformasjon

Spillavhengighet Norge er behandlingsansvarlig for virksomhetens behandling av personopplysninger.

Det overordnede juridiske ansvaret ligger hos daglig leder:

Daglig leder: Lill-Tove Bergmo

Organisasjon: Spillavhengighet Norge

Organisasjonsnummer: 986 595 805

Postadresse: Strandveien 10, 9060 Lyngseidet

E-post: post@spillavhengighet.no

Telefon: 477 00 200

Henvendelser om personvern, innsyn, retting eller sletting kan rettes til kontaktinformasjonen ovenfor.

3. Hvilke personopplysninger vi behandler

3.1 Generelle opplysninger om brukere, medlemmer og kontakter

Det er frivillig å gi oss personopplysninger. For at vi skal kunne tilby enkelte tjenester, for eksempel deltakelse i grupper eller oppfølging over tid, er det likevel nødvendig at vi har visse opplysninger, som navn og kontaktinformasjon. Dersom du velger å ikke gi slike opplysninger, kan det begrense hvilke tjenester vi kan tilby deg.

For personer som har kontakt med Spillavhengighet Norge, kan vi behandle blant annet følgende opplysninger:

• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-postadresse
• fødselsdato
• notater om kontakt- og samtalehistorikk (kun det som er nødvendig for oppfølging)ene er kryptert og brukes ikke til markedsføring eller annen datainnsamling.

3.2 Hjelpetelefonen

Ved bruk av hjelpetelefonen kan følgende opplysninger registreres:

• kjønn
• alder
• fylke
• tema i henvendelser
• om henvendelsen er første gangs eller en returhenvendelse
• tidspunkt og varighet på samtaler
• notater om samtalehistorikk og oppfølging
• notater kan inneholde opplysninger som du selv velger å dele, for eksempel om spillavhengighet, annen helse, økonomi og familiesituasjon.

3.3 Chat-tjenester

Ved bruk av chat-tjenester kan følgende opplysninger behandles:

• kjønn
• alder
• fylke
• tema i henvendelser
• dialoginnhold i chat
• IP-adresse
• e-postadresse

IP-adresse lagres likevel for å ivareta sikkerhet og vår lovpålagte avvergelsesplikt ved fare for liv og helse.

3.4 Deltakere i grupper og selvhjelpsgrupper

For deltakere i grupper og selvhjelpsgrupper kan vi behandle:

• kjønn
• alder
• fylke
• tema i henvendelser og oppfølging
• e-postadresse (valgfritt, for kontakt og praktisk informasjon)

IP-adresse og tekniske opplysninger dersom gruppen gjennomføres digitalt

3.5 Særlige kategorier og sensitive opplysninger

I kontakt med oss kan det fremkomme opplysninger som regnes som særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger), for eksempel:

• opplysninger om fysisk og psykisk helse, herunder spillavhengighet og eventuell annen avhengighetsproblematikk
• opplysninger om økonomiske problemer
• opplysninger om familiesituasjon og sosiale forhold

Slike opplysninger registreres bare i den grad du selv velger å dele dem, og vi begrenser registreringen til det som er nødvendig for å gi deg hjelp, støtte og oppfølging.

4. Formål og rettslig grunnlag

4.1 Formål med behandlingen

Vi behandler personopplysninger for å kunne:

• gi hjelp, støtte, rådgivning og oppfølging til personer som henvender seg til oss
• administrere og følge opp deltakelse i grupper, kurs og andre tilbud
• holde kontakt med personer som har tatt kontakt, der dette er ønsket og nødvendig
• utvikle, forbedre og kvalitetssikre våre tjenester og tilbud
• utarbeide anonymisert statistikk og rapporter, samt bidra til faglig utvikling og forskning
• ivareta sikkerhet, forebygge og håndtere misbruk av tjenester
• oppfylle lovpålagte forpliktelser, herunder avvergelsesplikt ved alvorlige straffbare handlinger og fare for liv og helse

4.2 Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger

Behandlingen av personopplysninger skjer på ett eller flere av følgende rettslige grunnlag:

Samtykke: Når du uttrykkelig har samtykket til behandling for ett eller flere konkrete formål, for eksempel å motta informasjon på e-post, eller når du frivillig deler sensitive opplysninger om egen situasjon.

Avtale: Når behandlingen er nødvendig for å kunne tilby og administrere tjenester du har bedt om, for eksempel oppfølging via hjelpetelefon, chat eller deltakelse i grupper.

Rettslig forpliktelse: Når vi er pålagt å behandle eller utlevere opplysninger i medhold av lov, for eksempel plikt til å avverge alvorlige straffbare handlinger og fare for liv og helse.

Berettiget interesse: Når behandlingen er nødvendig for formål knyttet til drift, utvikling og sikkerhet av våre tjenester, og denne interessen veier tyngre enn ulempene for ditt personvern. Dette gjelder særlig anonymisert eller sterkt begrenset bruk av opplysninger til statistikk, rapportering og kvalitetsarbeid.

For behandling av særlige kategorier personopplysninger (sensitive opplysninger) baserer vi oss blant annet på ditt uttrykkelige samtykke, og i situasjoner med fare for liv og helse på regler om beskyttelse av vitale interesser og avvergelsesplikt.

5. Hvordan vi samler inn personopplysninger

Vi behandler personopplysninger som:

• du selv oppgir ved kontakt med oss, for eksempel via hjelpetelefon, chat, e-post, telefon, skjemaer, grupper eller andre tjenester
• fremkommer i samtalelogger og notater fra kontakt med våre ansatte eller frivillige
• registreres automatisk ved bruk av våre digitale tjenester, for eksempel IP-adresse og tekniske opplysninger ved bruk av nettside og chat

Vi samler ikke inn flere personopplysninger enn det som er nødvendig for de formålene som er beskrevet i denne erklæringen.

6. Informasjonskapsler (cookies) og analyseverktøy

Spillavhengighet Norge benytter analyseverktøyet Piwik PRO for å samle inn statistikk om bruk av nettsiden. Formålet er å forstå hvordan nettsiden brukes, slik at vi kan forbedre innhold og brukeropplevelse.

Piwik PRO benytter informasjonskapsler (cookies) og behandler IP-adresser og andre tekniske data. IP-adresser behandles kun i kort tid og på en måte som gjør at vi ikke kan identifisere deg som enkeltperson.

Vi benytter ikke informasjonskapsler til markedsføring, remarketing eller målrettet annonsering basert på brukernes aktivitet på nettsiden.

Behandlingsgrunnlaget for bruk av analyseverktøy er vår berettigede interesse i å forbedre og sikre nettsidene og tjenestene våre. Du kan selv administrere bruk av informasjonskapsler gjennom innstillinger i din nettleser.

7. Bruk av databehandlere og utlevering til tredjeparter

7.1 Databehandlere

Spillavhengighet Norge benytter betrodde eksterne tjenesteleverandører (databehandlere) som behandler personopplysninger på våre vegne. Dette kan for eksempel være:

• leverandører av IT-drift og systemforvaltning
• leverandører av kommunikasjons- og skyløsninger
• leverandører av chat- og hjelpetjenesteløsninger
• leverandører av statistikk- og analyseverktøy

Vi inngår skriftlige databehandleravtaler med alle databehandlere. Avtalene regulerer blant annet hvilke opplysninger som behandles, formålet med behandlingen, sikkerhetstiltak og at opplysningene ikke kan brukes til andre formål enn det vi har bestemt.

Oppdatert oversikt over våre databehandlere kan fås ved å kontakte oss.

Dersom vi skulle benytte databehandlere som behandler opplysninger i land utenfor EØS, vil vi sørge for at overføringen skjer i samsvar med gjeldende personvernregler og at det er etablert nødvendige garantier for beskyttelse av personopplysninger.

7.2 Utlevering til offentlige myndigheter

Dersom det er nødvendig for å oppfylle lovpålagte plikter eller for å ivareta liv og helse, kan personopplysninger utleveres til offentlige myndigheter, for eksempel politiet.

Vi utleverer ikke personopplysninger til andre tredjeparter med mindre det foreligger et gyldig rettslig grunnlag eller uttrykkelig samtykke.

8. Lagring og sletting av personopplysninger

Vi lagrer personopplysninger kun så lenge det er nødvendig for formålet de ble samlet inn for, eller så lenge vi er pålagt å lagre dem i henhold til lov.

Lagringstid og sletting følger disse prinsippene:

Opplysninger behandlet på grunnlag av samtykke slettes når samtykket trekkes tilbake, med mindre det finnes et annet gyldig rettslig grunnlag for videre lagring.

Opplysninger knyttet til tjenester og avtaler lagres så lenge det er nødvendig for å oppfylle tjenesten eller avtalen og tilhørende forpliktelser, og deretter i en begrenset periode dersom det er nødvendig av dokumentasjonshensyn.

Opplysninger fra hjelpetelefon, chat og grupper lagres ikke lenger enn det som er nødvendig for å gi deg oppfølging og for å ivareta vår faglige kvalitet og sikkerhet. Der det er mulig, benyttes anonymisering eller avidentifisering for statistikk- og rapporteringsformål.

Meldinger i chat og tilknyttede tjenester kan lagres i kryptert skydatabase hos ekstern leverandør. Ved sletting av brukerprofil vil profilen normalt bli fjernet innen 48 timer etter at vi har mottatt og behandlet forespørselen. Når vi ikke lenger har behov for personopplysningene, vil de bli slettet.

9. Dine rettigheter

Som registrert har du en rekke rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Du kan utøve rettighetene ved å kontakte oss.

Du har rett til:

• Informasjon: å få tydelig informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
• Innsyn: å få vite hvilke personopplysninger vi har registrert om deg, og å motta en kopi av disse.
• Retting: å få rettet eller supplert opplysninger som er uriktige eller ufullstendige.
• Sletting: å få slettet opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet, eller der behandlingen ikke har et gyldig rettslig grunnlag.
• Begrensning av behandling: å be om at behandlingen av dine opplysninger begrenses i bestemte situasjoner, for eksempel mens riktigheten av opplysninger vurderes.
• Protestere: å protestere mot behandling som er basert på vår berettigede interesse, av grunner knyttet til din særlige situasjon.
• Trekke samtykke: når behandlingen er basert på samtykke, har du rett til når som helst å trekke samtykket tilbake. Dette påvirker ikke lovligheten av behandling som er basert på samtykke før det trekkes tilbake.

Vi vil besvare henvendelser om rettigheter så snart som mulig og i tråd med fristene i personvernregelverket.

9.1 Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vår behandling av dine personopplysninger er i strid med personvernregelverket, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Før du eventuelt kontakter Datatilsynet, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss, slik at vi kan forsøke å avklare og rette opp eventuelle misforståelser eller feil.

Mer informasjon om klageadgang finner du på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

10. Sikkerhet, taushetsplikt og avvergelsesplikt

10.1 Informasjonssikkerhet og taushetsplikt

Spillavhengighet Norge har etablert tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak for å beskytte personopplysninger mot uautorisert tilgang, endring, tap eller ødeleggelse.

Dette omfatter blant annet:

• taushetserklæringer for ansatte og frivillige
• tilgangsstyring og rollebasert tilgang til systemer
• sikre rutiner for lagring, sletting og makulering av papirdokumenter
• jevnlig vurdering av risiko og sikkerhetstiltak.

10.2 Avvergelsesplikt og nødrett

Ved informasjon om planlagte eller pågående alvorlige straffbare handlinger, eller dersom det foreligger akutt fare for liv eller helse, kan vi være rettslig forpliktet til å videreformidle nødvendige opplysninger til politiet eller andre relevante myndigheter. Se straffeloven § 196 (avvergingsplikten) og § 287 (hjelpeplikten).

I slike situasjoner kan hensynet til liv og helse gå foran taushetsplikt. Vi vil da bare utlevere de opplysningene som er nødvendige i det konkrete tilfellet, for eksempel IP-adresse og opplysninger som gjør det mulig å identifisere eller hjelpe den det gjelder.

11. Automatiserte avgjørelser og profilering

Spillavhengighet Norge benytter ikke automatiserte individuelle avgjørelser eller profilering som har rettsvirkning for deg eller på lignende måte i betydelig grad påvirker deg.

12. Endringer i personvernerklæringen

Vi kan oppdatere denne personvernerklæringen ved endringer i regelverk, våre tjenester eller vår praksis. Oppdatert versjon vil alltid være tilgjengelig på våre nettsider.

13. Kontaktinformasjon

Dersom du har spørsmål om denne personvernerklæringen, om hvordan vi behandler personopplysninger, eller ønsker å utøve dine rettigheter, kan du kontakte oss på:

Spillavhengighet Norge

Postadresse: Strandveien 10, 9060 Lyngseidet

E-post: post@spillavhengighet.no

Telefon: 477 00 200 / 952 30 375

Organisasjonsnummer: 986 595 805

Vi besvarer henvendelser om personvern så snart som mulig.